Vos bénévoles organisés, du planning au jour J
Postes et crĂ©neaux, Ă©quipes avec leur responsable, planning personnel de chaque bĂ©nĂ©vole, appel le jour J depuis un tĂ©lĂ©phone et T-shirts et repas remis au QR code â pour vos festivals, tournois, kermesses et Ă©vĂ©nements.
Sans carte bancaire · aucun compte à créer pour les bénévoles · données hébergées en France
Avant, pendant et aprÚs l'événement
Le mĂȘme outil accompagne l'organisateur, les responsables d'Ă©quipe et chaque bĂ©nĂ©vole.
Recruter et planifier
- âPostes et créneaux, avec lieu, consignes et responsable
- âPage d'inscription publique : disponibilités, taille de T-shirt
- âJamais deux créneaux qui se chevauchent
- âAffectation par l'organisateur, import Excel
- âFiche de mission envoyée par e-mail
Le jour J
- âLien d'appel pour chaque responsable, sans compte
- âPrésents / absents en direct sur tous les postes
- âT-shirts, repas… remis au scan du QR, une seule fois
- âFiches de poste imprimables
- âMessage à une équipe ou à tous en un clic
Remercier et recommencer
- âTotal des heures de bénévolat, export
- âDésistements signalés à l'organisateur
- âPostes copiés sur l'édition suivante
- âLa liste des bénévoles de chaque édition conservée
- âTout reste dans le même outil que la billetterie
Ce que vos bénévoles et vos responsables utilisent vraiment
Simple sur un téléphone, sans application à installer ni mot de passe à retenir.
« Mes missions » pour chaque bénévole
Un lien personnel : son planning, les lieux, les consignes, le téléphone de son responsable et son QR code. Il peut aussi se désister lui-même — l'organisation est prévenue aussitôt.
Des équipes avec leur responsable
Chaque poste a son responsable, son lieu et ses consignes. Le responsable fait l'appel de son équipe depuis un simple lien, sans compte.
Zéro chevauchement
Impossible d'inscrire ou d'affecter quelqu'un sur deux créneaux en même temps : le conflit est affiché avec l'horaire concerné.
T-shirts et repas au QR code
Listez vos dotations ; chacune est remise en scannant le QR du bénévole, une seule fois. Les tailles demandées sont totalisées pour la commande.
Écrire à une équipe
Un message à tous les bénévoles ou à un seul poste : chacun le reçoit avec le rappel de ses propres missions.
Reprendre l'existant
Import de votre liste Excel/CSV, copie des postes d'une édition à l'autre, fiches de poste imprimables pour l'affichage.
Avec la billetterie (pass, placement numĂ©rotĂ©, guichet sans rĂ©seau), la caisse de buvette et la comptabilitĂ© dans le mĂȘme outil.
Pour tous ceux qui comptent sur des bénévoles
Festivals
Plusieurs jours, plusieurs lieux, des dizaines de postes.
Clubs sportifs
Tournois, buvette, arbitrage, accueil des équipes.
APE / APEL
Kermesse, marché de Noël, vente de sapins.
Associations culturelles
Spectacles, salons, journées portes ouvertes.
Questions fréquentes sur les bénévoles
Les bénévoles doivent-ils créer un compte ?
Non. Un bénévole s'inscrit sur une page publique avec son nom, son e-mail et ses disponibilités. Il reçoit ensuite un lien personnel « Mes missions » : son planning, les lieux, les consignes, son responsable et son QR code, sans mot de passe.
Comment éviter qu'un bénévole soit sur deux postes en même temps ?
SimpliAsso refuse automatiquement une inscription ou une affectation sur deux créneaux qui se chevauchent, et indique le créneau en conflit.
Comment se passe l'appel le jour J ?
Chaque responsable de poste reçoit un lien d'appel : depuis son téléphone, il pointe les présents et les absents de son équipe, sans compte à créer. L'organisateur suit en direct qui est là, sur tous les postes, et le total d'heures de bénévolat.
Peut-on gérer les T-shirts et les repas des bénévoles ?
Oui. Vous listez vos dotations (T-shirt, repas du samedi…) ; elles sont remises en scannant le QR code du bénévole, une seule fois chacune. Les tailles de T-shirt demandées sont totalisées à l'avance.
Peut-on reprendre l'organisation de l'édition précédente ?
Oui. Les postes et créneaux d'une édition se copient sur la suivante en un clic, et une liste de bénévoles existante s'importe depuis Excel ou CSV.
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