Politique de confidentialité

01. Qui nous sommes et comment nous joindre

SimpliAsso est édité par Silva Labs (ci-après « nous », « SimpliAsso »), SARL à associé unique de droit français au capital de 500 €, RCS Paris 131 408 288, siège social 47 rue Vivienne, 75002 Paris. Nous fournissons un logiciel de gestion en ligne (SaaS) aux associations (loi 1901) : parents d'élèves, clubs sportifs, associations culturelles et autres.

Selon les données concernées, nous agissons :

• en tant que responsable du traitement pour les données de votre compte (identité, facturation, utilisation de la plateforme) ;
• en tant que sous-traitant pour les données que votre association saisit dans l'outil (adhérents, membres, finances…) : ces données restent la propriété exclusive de votre association, qui en est responsable de traitement vis-à-vis de ses propres membres.

Pour toute question, contactez-nous à support@simpliasso.com. Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : nous serions ravis de résoudre votre préoccupation directement avant que vous ne la contactiez.

02. Les données que nous collectons

Nous collectons les catégories de données suivantes :

03. Comment nous utilisons vos données

Nous traitons vos données uniquement lorsque nous disposons d'une base légale valide :

• Exécution du contrat fournir le service SimpliAsso, gérer votre abonnement et le support client.
• Consentement pour les fonctionnalités optionnelles que vous activez explicitement (ex. fonctions d'IA, communication email/SMS).
• Intérêt légitime améliorer la plateforme, prévenir la fraude, assurer la sécurité.
• Obligation légale conservation des données comptables, réponse aux réquisitions judiciaires.

Nous n'utilisons jamais vos données à des fins incompatibles avec celles ci-dessus sans votre consentement préalable, et ne les revendons ni ne les louons jamais à des tiers.

04. Fonctions d'intelligence artificielle

SimpliAsso propose des fonctions d'IA optionnelles, lancées uniquement à la demande d'un utilisateur : assistant d'aide (y compris sur le site de présentation), rédaction et correction de textes, résumé d'e-mails et aide à y répondre, mise en forme de comptes rendus de réunion, création d'affiches, lecture d'une photo ou d'un fichier pour importer une liste de licenciés, un planning ou des dotations.

Le texte ou le fichier concerné est alors envoyé à OpenAI ou à Anthropic, deux prestataires situés aux États-Unis. Il peut contenir des données personnelles : noms, contenu d'un e-mail, notes de réunion, liste de licenciés, y compris des données concernant des mineurs. Votre association peut désactiver toutes ces fonctions dans ses paramètres (Intégrations) : plus rien de ses données ne leur est alors envoyé.

• L'IA n'effectue jamais seule une action dans votre espace (paiement, suppression, envoi) : vous gardez la validation.
• Selon les conditions de leurs offres pour les professionnels, ces données ne servent pas à entraîner leurs modèles et sont conservées jusqu'à 30 jours par défaut, notamment pour détecter les abus, sauf obligation légale ou abus constaté.
• Ces fonctions ne sont jamais requises : le reste du logiciel fonctionne sans elles.

05. Sous-traitants et hébergement

Nous ne partageons vos données qu'avec les prestataires nécessaires au service. Certains n'interviennent que si votre association utilise la fonction concernée. Google n'y figure pas : il n'intervient pas sur les données des associations (section 10).

La liste complète des sous-traitants applicables à votre association figure également dans sa propre politique de confidentialité, accessible depuis son site public.

06. Transferts internationaux

L'application, la base de données et les fichiers sont hébergés en France. Les fonctions d'IA (section 4) impliquent un transfert vers les États-Unis lorsque vous les utilisez, et un prestataire de paiement ou un opérateur d'acheminement de SMS peut aussi transférer certaines données hors de l'Union européenne. Ces transferts s'appuient sur les garanties prévues par le chapitre V du RGPD, comme les clauses contractuelles types.

07. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux standards du secteur :

• Chiffrement des communications en transit (HTTPS/TLS) ;
• Chiffrement au repos des secrets sensibles (identifiants de paiement, SMTP, SMS des associations) ;
• Mots de passe hachés (BCrypt), jamais stockés ni transmis en clair ;
• Cloisonnement strict des données entre associations clientes (chaque club n'accède qu'à ses propres données) ;
• Sauvegardes régulières et audits de sécurité réguliers.

En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous vous notifierons ainsi que la CNIL dans les délais prévus par la réglementation.

08. Durée de conservation

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Données de l'association conservées pendant toute la durée de l'abonnement.
• Après résiliation conservées 14 jours (le temps d'exporter vos données), puis supprimées définitivement. Le détail figure dans nos CGV.
• Données de facturation conservées conformément aux obligations légales comptables et fiscales françaises (10 ans).
• Journaux de connexion conservés au maximum 12 mois.

09. Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès obtenir une copie des données que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la portabilité recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition et de retrait du consentement vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, ou retirer votre consentement à tout moment.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à support@simpliasso.com. Nous répondons sous 30 jours. L'exercice de ces droits est gratuit. Pour les données saisies par votre association à propos de ses propres membres, contactez directement l'association concernée — c'est elle qui en est responsable de traitement (SimpliAsso agit alors comme sous-traitant technique).

10. Cookies et traceurs

Cookies strictement nécessaires. L'application utilise des cookies indispensables à son fonctionnement (maintien de votre session de connexion sécurisée). Ils ne nécessitent pas de consentement et ne peuvent pas être désactivés sans empêcher la connexion au service.

Cookies soumis à votre accord. Sur le site de présentation de SimpliAsso uniquement, Google Analytics (statistiques de visite) et Google Ads (mesure de nos annonces) ne se chargent que si vous cliquez « Accepter » dans le bandeau. Si vous refusez, ils ne se chargent pas. Vous pouvez changer d'avis à tout moment avec le lien « Gérer les cookies » en bas de page. Ces outils ne sont présents ni dans l'espace de gestion, ni dans l'espace membre, ni sur les pages des associations.

Mesure d'audience sans cookie. Pour savoir combien de personnes consultent les pages publiques, d'où elles viennent, sur quel type d'appareil et combien de temps elles restent, nous comptons les visites nous-mêmes, sans cookie ni stockage dans votre navigateur. Aucune adresse IP n'est enregistrée : chaque visiteur est représenté par un identifiant anonyme qui change chaque jour et ne permet ni de vous identifier ni de vous suivre d'un jour à l'autre. Les pages privées (espace de gestion, espace membre) ne sont pas mesurées. Ces statistiques sont conservées 13 mois au plus, hébergées en France et utilisées uniquement par SimpliAsso.

11. Confidentialité des mineurs

De nombreuses associations clientes de SimpliAsso (associations de parents d'élèves, clubs sportifs jeunesse…) gèrent des adhérents mineurs. Dans ce cadre, SimpliAsso agit en tant que sous-traitant technique de l'association : c'est l'association (responsable du traitement) qui recueille, le cas échéant, l'autorisation des titulaires de l'autorité parentale avant de saisir des données concernant un enfant. Nous n'ouvrons jamais nous-mêmes de compte utilisateur à un mineur et ne collectons pas sciemment de données de contact directement auprès d'un enfant. Toute question sur les données d'un enfant doit être adressée à l'association concernée, ou à support@simpliasso.com si vous souhaitez que nous relayions votre demande.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité. En cas de modification significative, nous vous en informerons par email et par un avis visible sur le site, au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

13. Contact

Silva Labs, 47 rue Vivienne, 75002 Paris — support@simpliasso.com
Pour les mentions légales complètes (forme juridique, RCS, siège social), voir nos mentions légales.