Organiser une kermesse d'école

Une kermesse réussie, c'est avant tout une bonne organisation et des bénévoles bien coordonnés. Stands de jeux, buvette, billets, tombola, spectacle… il y a beaucoup à gérer, mais en suivant un plan clair, tout devient simple.

1. S'y prendre tôt : le rétroplanning

Commencez 2 à 3 mois avant. Fixez la date avec l'école, réservez le lieu, répartissez les responsabilités (stands, buvette, logistique, communication) et listez le matériel. Un rétroplanning partagé évite les oublis de dernière minute.

2. Concevoir les stands et les jeux

Pêche aux canards, chamboule-tout, maquillage, barbe à papa, jeux d'adresse… Prévoyez un mélange de jeux pour tous les âges, et un ou deux temps forts (spectacle des enfants, lâcher de ballons, tirage de la tombola). Chaque stand a besoin d'un référent et d'une petite caisse de monnaie.

3. Billets, jetons ou paiement : fluidifier les encaissements

Pour éviter les files d'attente, beaucoup d'écoles utilisent un système de billets ou de jetons achetés à une caisse centrale, puis dépensés sur les stands. Une caisse enregistreuse simple (espèces, chèque, carte bancaire), utilisable même hors connexion, accélère beaucoup les encaissements et fiabilise le comptage en fin de journée.

4. La buvette : pensez à l'autorisation

Une buvette temporaire tenue par une association nécessite une autorisation d'ouverture délivrée par la mairie, à demander en général au moins 15 jours avant l'événement. Quelques points clés :

• Une association peut tenir une buvette temporaire jusqu'à 5 fois par an (10 fois pour les associations sportives agréées, dans une enceinte sportive, pour 48 h maximum).
• Seules les boissons des groupes 1 à 3 sont autorisées : sans alcool, et boissons peu alcoolisées (vin, bière, cidre…). Les alcools forts sont exclus.
• Si votre calendrier annuel est connu, vous pouvez déposer une demande groupée en mairie.

5. La tombola : un incontournable

La tombola se marie parfaitement avec la kermesse. Pensez à anticiper l'autorisation (loterie d'objets mobiliers, demande en mairie) et à réunir de beaux lots auprès des commerçants. Tous les détails dans notre guide pour organiser une tombola.

6. Mobiliser et coordonner les bénévoles

Le nerf de la guerre. Établissez un planning de créneaux par stand et par horaire, et confirmez chaque bénévole quelques jours avant. Un bon outil de communication (e-mail / SMS) permet de lancer l'appel, de relancer et de rappeler les créneaux la veille.

7. Sécurité, assurance et logistique

• Vérifiez votre assurance responsabilité civile pour l'événement.
• Selon le lieu et l'affluence, une déclaration en mairie peut être nécessaire (occupation de l'espace public, sécurité).
• Prévoyez une trousse de premiers secours, des points d'eau et un plan en cas de pluie.

8. Faire le bilan

Après la fête, dressez le bilan financier : recettes par poste (stands, buvette, tombola), dépenses, bénéfice net. Remerciez les bénévoles et les donateurs. Ce bilan nourrit le rapport financier présenté en assemblée générale.

Gérer la kermesse avec un logiciel

Inscriptions des bénévoles, caisse des stands, billets, tombola, bilan… un logiciel de kermesse comme SimpliAsso centralise tout : caisse hors-ligne, billetterie, tombola intégrée, communication aux familles et report automatique en comptabilité. Particulièrement adapté à une APE.

ℹ️ Informations données à titre indicatif (non un conseil juridique). Les règles peuvent varier selon votre commune : vérifiez auprès de votre mairie et sur les sources officielles — buvette ou bar tenu par une association et formalités d'organisation d'une manifestation.